Leenamaija Otala kysyi luennoilla tietotekniikan insinööriopiskelijoilta, miten heidän työpaikoillaan kehitetään osaamista. ”Vastaus oli yleensä, ettei työpaikoilla ole mitään systemaattista osaamisen kehittämistä. Opiskelijat kysyvät kavereilta tai etsivät tietoa verkosta, kun sitä tarvitsevat”, Otala kertoo.

Otala törmäsi osaamisen kehittämisessä ja johtamisessa tapahtuneeseen muutokseen jo vuonna 2010 vetäessään työelämän osaamis- ja oppimishaasteisiin liittyvää tutkimushanketta. Nopeasti muuttuvilla tietotekniikan aloilla aiempi järjestelmällinen osaamisen kehittäminen oli käynyt liian hitaaksi menetelmäksi. ”Piti oppia ketterämmin ja nopeammin ja siten, että oppi voitiin soveltaa saman tien työhön”, Otala sanoo.

Osaamista ja oppimista ei kuitenkaan voi jättää jokaisen työntekijän omalle vastuulle. ”Silloin jokainen kehittää osaamistaan vähän miten sattuu, mikä ei välttämättä tue organisaation tavoitteita”, Otala toteaa.

Oppiminen on yksi kilpailukyvyn kannalta keskeisimmistä tekijöistä ja yksi tärkeä osa henkilöstötuottavuutta. Ja johtamisella on siinä merkittävä rooli, sillä se voi joko edistää tai tyrehdyttää henkilökunnan oppimisen.

Näistä signaaleista Otala sai idean ketterää oppimista käsittelevään kirjaansa, joka julkaistaan ensi vuoden alussa (Ketterä oppiminen – keino menestyä muutoksessa, Kauppakamari 2018). Hänen esikoisteoksestaan ei kuitenkaan ole kyse: Leenamaija Otala on johtamiseen erikoistunut pitkän linjan konsultti, luennoitsija ja ansioitunut tietokirjailija, joka on julkaissut jo parikymmentä teosta muun muassa osaamisen kehittämisestä ja johtamisesta.

Uuden ajan uudet työvaateet – uudet oppimishaasteet

Vuosituhannen vaihtumisen jälkeen yritysmaailma muuttui vauhdilla. Tietotekniikan, digitalisoitumisen, kansainvälisen kilpailun ja yhä nopeampien organisaatiomuutosten myötä ihmisten osaamisvaatimukset lisääntyivät. Henkilöstön tiedot ja taidot vanhenivat yhä nopeammin, minkä vuoksi ihmisten tarve oppia uutta nopeasti kiihtyi.

Työ alkoi olla yhä enemmän tietotyötä eli ajattelua, ongelmanratkaisua ja uusien ideoiden etsimistä. Asiakasprojekteissa tietotyöläiset pyrkivät ratkaisemaan ongelmia ja muutostilanteita, jotka ovat kunkin asiakkaan mukaisia ja vaativat usein aivan uutta osaamista.

”Samaa toimintamallia ei voi toistaa, sillä toistoilla ei synny enää tehokkuutta. Nyt tehokkuus ja tuottavuus syntyvät siitä, että ihmiset oppivat mahdollisimman nopeasti uudessa projektissa ja uudessa tilanteessa ja saavat tilanteen haltuun”, Otala sanoo.

Otala toteaa, ettei ammatillisen ja teknisen osaamisen kehittäminen enää riitä. Tarvitaan myös ajattelun, ongelmanratkaisun ja luovuuden kehittämistä sekä nopeaa oppimista ja oivaltamista. Lisäksi tiimityössä ja asiakaskontakteissa painottuvat hyvät vuorovaikutustaidot.

Tämä on asettanut uudenlaisia haasteita myös esimiehille, joiden pitää osata johtaa itseohjautuvia asiantuntijoita ja saada kaikki innostumaan jatkuvasta uuden oppimisesta. Osaamisen johtaminen on yhä enemmissä määrin oppimisen tukemista ja mahdollistamista.

Koska ketään ei voi käskeä oppimaan, johtamisessa paneudutaan ihmisten motivaatioon ja työhyvinvointiin. Jokaisen esimiehen tulisi ymmärtää perusasioita ihmisen mielestä, motivaatiosta, ajattelun kehittämisestä, oppimisesta ja tunteiden merkityksestä.

”Ihmiset haluavat kokea, että he ovat aikaansaavia ja osaavia, ja että heillä on kehittymismahdollisuuksia sekä lupa ja vapaus tehdä työtä itse parhaaksi katsomallaan tavalla”, Otala kuvailee.

Uusia asioita opitaan kokeilemalla ja arvioimalla kokeilun tuloksia. Osaajat haluavat myös kuulua toisten osaajien joukkoon, mikä tukee tiimityötä ja yritysten yhteisöllisyyttä. Kaikkea ohjaavat selkeät tavoitteet, joihin osaaja on sitoutunut.

10 askelta henkilöstön osaamisen johtamiseen

Otalan mukaan osaamista pitää edelleen johtaa, mutta painopiste on nyt oppimisen mahdollistamisessa ja tukemisessa ja sekä ihmisten että organisaation oppimisvalmiuksien kehittämisessä.

Otala halusi löytää keinoja oppia ketterästi sekä työvälineitä, joiden avulla yritysten johto voisi tukea henkilöstön oppimista. Hän lähti tutkimaan ketterää oppimista – käsitettä, jota tietokirjallisuudessa ei vielä tunnettu, mutta joka oli nähtävissä erityisesti monissa IT-alan ja pelialan yrityksissä.

Hän haastatteli kymmeniä yrityksiä, niiden johtoa ja asiantuntijoita. Haastattelujen pohjalta syntyi malleja, joita hän sitten testasi taas monien yritysten johdolla. Tutkimuksen perusteella syntyi seuraava 10 askeleen malli ketterästi oppivasta organisaatiosta, jonka avulla voidaan kehittää ja johtaa ohjaamista:

1. Organisaation tavoitteiden selventäminen

Varmistetaan, että kaikki ymmärtävät, mitä tavoitteet ovat ja miten ne voidaan saavuttaa.

2. Yrityksen tulevista haasteista ja mahdollisuuksista keskustelu

Näihin keskusteluihin tulisi mielellään ottaa mahdollisimman paljon henkilöstöä mukaan, sillä silloin jokaisen huomio kohdentuu oppimisen kannalta oikeisiin asioihin. ”Aivoissa on valmiiksi ’tilaus’ sopiville asioille”, Otala sanoo.

3. Osaamistarpeiden selvittäminen

Yritys tarvitsee määritellyn osaamispohjan, jolle uuden projektit ja hankkeet rakennetaan. Nämä perusosaamiset pitää selvittää ja niitä pitää kehittää perinteisillä tavoilla, kuten koulutuksen ja opiskelun avulla. Toki työssä opitaan niitäkin.

4. Organisaation osaamisen kartoittaminen

Selvitetään, millaista osaamista organisaatiossa on suhteessa siihen, mitä pitäisi olla ja mitä osaamista organisaatiosta puuttuu. Tämä tapahtuu tietoteknisten järjestelmien avulla, jossa jokainen voi itse pitää yllä omaa osaamisprofiiliaan. Järjestelmän avulla löytyvät tarvittaessa oikeat osaajat.

5. Puuttuvan osaamisen hankkimissuunnitelman luominen

Mitkä taidot on hallittava itse ja minkä asioiden kehittämiseen panostetaan? Entä missä asioissa joku muu on parempi, mitä taitoja voidaan hankkia yhteistyössä muiden kanssa? Tämän avulla voidaan luoda kumppanuus- ja yhteistyöstrategia osaamistarvelähtöisesti.

6. Osaamisen kehittäminen.

Valitaan tärkeimmille osaamisalueille erilaisia keinoja kehittää osaamista. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset kurssit, kehittämishankkeet, kokeilemismahdollisuudet tai benchmarkkaaminen.

7. Oppimistaitojen ja ketterän oppimisen valmiuksien kehityksen tukeminen.

Tämä on paras keino varautua jatkuviin ja yllättäviin muutoksiin tai uusiin mahdollisuuksiin.

8. Toimintatapojen kehittäminen.

Kehitetään sellaisia toimintatapoja, joissa opitaan sekä jaetaan opittua ja osaamista.

9. Ketterää oppimista ja toimintatapoja tukevien rakenteiden kehittäminen.

Rakenteiden kehittämiseen sisältyy myös esimiestyön kehittäminen valmentavaksi johtamiseksi.

10. Osaamisen raportointi.

Jokainen yksikkö tai tiimi kertoo osaamisen hallintajärjestelmässä, mitä on opittu ja mitä osaamista on kehitetty ja karttunut esimerkiksi vuoden aikana. Yrityksen johdon tulisi seurata osaamisen kehittymistä aina hallitustasolle asti samalla kun se seuraa, miten itse liiketoiminta on kehittynyt. Silloin on mahdollista nähdä oppimisen ja liiketoiminnan tuloksen välinen yhteys.

Leenamaija Otala on tekniikan tohtori, tietokirjailija ja yritysjohdon konsultti Pro Competence Oy:ssä. Lisäksi Otala on toiminut professorina ja dosenttina Aalto yliopistossa (entisessä Teknillisessä korkeaoulussa), Tampereen Teknillisessä yliopistossa,  ja Helsingin yliopistossa sekä johtamisen yliopettajana Metropolian ammattikorkeakoulussa. Otala on opettanut lukuisissa business-kouluissa, mm. Estonian Business Schoolissa, jonka Advisory Boardin jäsen hän myös on.

Kirjoittaja Hanna Schneider, Ratkaisutoimisto Seedi