Oletko joskus joutunut ratkomaan kohdallesi osuvaa tieokoneongelmaa ja kenties menettänyt hermojesi lisäksi arvokasta työaikaa? Tässä tekstissä avaan Total Cost of Ownership (TCO) eli elinkaarikustannusajattelun kautta millaiset voivat olla toimimattomasta tietotekniikasta aiheutuneet kustannukset koko yrityksen mittakaavassa ja miten tätä kustannusta voidaan pienentää. Tässä esimerkissä mukaan yksinkertaistuksen vuoksi vain kaksi osa-aluetta asennuskulut ja vikatilanteet.

TCO-ajattelun hyödyntäminen yrityksen tietotekniikassa

Jokainen yritys tarvitsee tietotekniikkaa. Ensimmäisenä tulee mieleen tietokoneet. Tietokoneen hankintahinta on huono mittari lähes kaikkeen. Se soveltuu ainoastaan arvaamiseen, kuinka laadukas tietokone on. Tässäkään hommassa se ei ole absoluuttinen, joten jätetään hankintahinnan perusteella tapahtuva mittaus pois kokonaan.

Työkoneen elinkaari on tyypillisesti kolme vuotta. Yleensä yrityslaitteiden takuutkin ovat kolme vuotta. TCO kannattaa laskea kolmen vuoden aikajanalle ja sopia, että kyseistä konetta käytetään kolme vuotta. TCO:ta kannattaa hyödyntää IT-budjetissa, joten opetellaan sen käyttö.

Esimerkissä käytetään rahoitusalan sijoitusneuvojan tilannetta, joka on ammennettu todellisuudesta. Sijoitusneuvojan työstä laskutetaan asiakasta 100 €/h.

Tietokoneen valinta

Tietokoneen valinta ja hankinta voi olla vaikeaa tai aikaa vievää. Usein toimitaan väärin ja ajatellaan, ettei se toimiston Virtanen tarvitse hyvää konetta, joten valitaan mahdollisimman halpa → säästetään kuluissa. Taas puihin. Halpa on yleensä huonoa ja yrityksen maksettavaksi kaikki laitteen huonoudesta johtuvat ongelmat ja ajanhukka kuitenkin tulevat.

Sijoitusneuvoja valitsee ja noutaa itse tietokoneensa. Hän käyttää tähän aikaa kaksi tuntia selaillen muutamaa alan lehteä, kodintekniikkamyyjän kuvastoa ja haastattelee työkavereitaan. Tietokone on silmiä hivelevä, kevyt ja maksaa 1000 euroa. Talousjohtajan antama 1000 euron budjetti riittää nipinnapin.

Tietokoneen käyttöönottoasennus

Tietokoneet ovat nykypäivänä tehtaalta tullessaan esiasennettuja. Riittää kuin käyttäjä laittaa koneen päälle, jonka jälkeen kone kyselee muutamia kysymyksiä. Tunti odottelua ja “Kyllä”, “Seuraava”, “Ok” nappien painamista ja kone on vihdoin käyttökelpoinen. Piuha kiinni ja nettiin!

Ainiin, Office-paketti unohtui. Onneksi sen saa netistäkin ostettua, ei tarvitse lähteä autoilemaan. Ja tosiaan, pitää siirtää vielä vanhalta koneelta muutamat Excel-, Word- ja kuvatiedostot omalle koneelle. Taas meni tunti.

Pysytkö kärryillä? Sijoitusneuvojalla on nyt mennyt neljä tuntia aikaa, joka on 400 euroa pois laskutuksesta. Onneksi talousjohtaja ja sijoitusneuvoja istuvat eri huoneissa.

Ensimmäinen ongelma

Kuten kaikki tietokoneita käyttäneet tietävät, näissä maailmaa mullistaneissa laitteissa on joskus myös ongelmia. Ongelmat voivat olla käyttäjän aiheuttamia tai ihan puhtaasti tietokoneen kiukkuiluja. Sijoitusneuvoja ei tiedä kuinka ratkoa ongelma. Konetta ei viitsi ikkunastakaan heittää, sillä ikkunaruudut maksavat mansikoita. Tilataan paikan päälle IT-asiantuntija, joka saa homman kuntoon tunnissa. Kunnon työ maksaakin hieman (100 euroa), mutta pääasia että päästään taas hommiin.

Ongelmia on varmasti usein enemmänkin, mutta esimerkin sijoitusneuvoja on onnekas.

Tietokoneen nopeus

Sijoitusneuvojan valitsema tietokone on kevyt ja hienoa designia. Valitettavasti se on sisuskaluiltaan keskinkertainen, jolloin kuulemme käyttäjän suusta “riittää minulle”. Tietokone ei varsinaisesti ole hidas, mutta kuitenkin joka päivä sijoitusneuvoja odottaa keskimäärin yhteensä 2 minuuttia koneen hidasteluja. Parinkymmenen sekunnin yksittäiset hidastelut eivät sijoitusneuvojaa haittaa ja koneen käynnistyessä ehtii hakea kahvia!

Aina ei voi laskuttaakaan, joten sovitaan, että sijoitusneuvojan tuntipalkka on 20 euroa. Sivukuluineen tämä on noin 30 euroa. Esimerkin hyvän tuurin kone pysyy samassa kunnossa koko elinkaaren (kolme vuotta). Kahden minuutin palkka sivukuluineen on vaivainen euro (per päivä).

Yhteenveto

Otetaan avuksi pieni taulukko, jossa lasketaan tämän tapauksen TCO.

Kuten voimme todeta, ei talousjohtajan antama budjetti ihan riittänytkään. Tietokone tuli maksamaan kolmen vuoden aikana 2550 euroa. Ja kuten ehkä arvaat, tässä ei ole edes kaikkia pakollisia ja muita yllättäviä kuluja, lisätarvikkeita, ohjelmistoja, lähinnä vain työaikaan ja asennuksiin liittyviä kuluja.

Saako kuluja tiputettua?

Kyllä saa. Suurin ongelma esimerkkitapauksessamme on se, että tietokonetta valitsee, ostaa ja asentaa väärä henkilö. Otetaan sama taulukko uudelleen, johon lisäämme toisen sarakkeen. Uuden sarakkeen tapauksessa valitaan kalliimpi kone, jonka ulkoistettu IT-osasto on jo valinnut etukäteen sekä ostetaan tarvittavat asennustyöt palveluna. Asiantuntijan ei tarvitse tulla paikan päälle korjaamaan vikaa, vaan se hoidetaan nopeasti etäyhteydellä.

Laite on kalliimpi, laadukkaampi, nopeampi, mutta kolmessa vuodessa pelkästään palveluista ja hidastelun puuttumisesta tuli säästöä noin 800 euroa.

Joku voisi ajatella, ettei tämä koske pieniä yrityksiä. Kyllä koskee. Vaikka yrityksessä olisi kaksi tietokonetta, on esimerkin säästö kolmessa vuodessa 1600 euroa. Kyllähän sillä rahalla tuo kaksikko lentää Aasiaan lomalle, pääsee samalla rahalla takaisinkin.

Entä jos sinulla on 50 tietokoneen käyttäjää? Tietotekniikka voi tuntua turhalta, tylsältä ja ylimääräiseltä kululta, mutta 40 000 euroa ei ole turhaa tai tylsää mutta ylimääräistä tuloa se on.

Kirjoittaja on Mika Lausamo HS-Worksin myyntijohtaja ja IT-velho.

Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä 045 114 2294 tai mika.lausamo@hs-works.fi.