Varhaisen tuen toimintamalli – pakollinen paha vai aidosti hyödyllinen työkalu?

Kuva: Haastattelimme työhyvinvoinnin asiantuntijaa Inka Suhosta Eterasta ja kysyimme, mitkä ovat tyypillisimmät työhyvinvoinnin kehittämiskohteet.

Eteran Hyvä työelämä -tutkimuksen perusteella (N=4 247) yleisimmät työhyvinvoinnin kehittämiskohteet ovat tiedonkulku, perehdyttäminen sekä työn henkinen kuormitus: kiire, suunnittelemattomat muutokset ja jatkuvat keskeytykset. Tiedonkulku nousee kehityskohteena esille lähes yrityksessä kuin yrityksessä. Omassa tiimissä tieto useimmiten kulkee mutta tiimien välillä ja johdon ja henkilöstön välillä kehnommin. Kun tiedonkulkua halutaan kehittää, kannattaa selvittää, mistä asioista tietoa kaivataan sekä mitä kanavia pitkin se työntekijät saavuttaa. Työntekijöiden on myös tärkeää olla aktiivisia ja pitää itsensä ajan tasalla yrityksessä tapahtuvista asioista.

Riittävä perehdytys mahdollistaa sen, että uusi työntekijä pääsee kiinni työtehtäviinsä mahdollisimman pian. Korkeariskisillä aloilla perehdytys on yhteydessä työturvallisuuteen, sillä ensimmäiset työpäivät ovat kaikkein vaarallisimpia. Perehdytys kuitenkin koetaan usein riittämättömäksi. Uuden työntekijän perehdytystä helpottaa, jos perehdytystä varten luodaan valmiit pohjat, joihin on kirjattu tärkeimmät muistettavat asiat – näin samat asiat muistetaan käydä kaikkien työntekijöiden kanssa läpi. Uudelle työntekijälle nimetty työpaikan perehdyttäjä, kummi tai mentori madaltaa kysymisen kynnystä.

Noin kolmannes kokee paljon henkistä kuormitusta niin toimistotyössä kuin esimerkiksi rakentamisen toimialalla. Kiire, suunnittelemattomat muutokset ja jatkuvat keskeytykset ovat tyypillisiä monessa työssä. Henkinen kuormitus ei välttämättä heikennä työntekijöiden terveyttä ja hyvinvointia, jos vapaa-ajalla pystyy palautumaan työn kuormituksesta eikä kuormitus ole jatkuvasti työntekijän voimavaroihin nähden liian korkealla.

Työhyvinvoinnin kehittäminen on jatkuva prosessi

Jokaisella työpaikalla on kehitettävää työhyvinvoinnin saralla ja proaktiivisimmat työpaikat suhtautuvat työhyvinvoinnin kehittämiseen jatkuvana prosessina. Eteran asiantuntijat tarjoavat henkilökohtaista apua yrityksille, jotka työllistävät suunnilleen 20 henkilöä tai enemmän. Tätä pienempiä yrityksiä asiantuntijat neuvovat ja auttavat puhelimitse.

Yksi paljon käytetyistä ja kehutuista tavoista kehittää työhyvinvointia ja saada näppituntumaa yrityksen nykyiseen tilanteeseen on Eteran toteuttama henkilöstötutkimus. On tärkeää, että henkilöstön tilanteesta ollaan tietoisia ja että kehittämistoimenpiteet kohdistetaan tärkeimpiin kehityskohteisiin ja sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Eri yksiköiden välillä voi olla suuriakin eroja työhyvinvointikokemuksissa: yhdessä yksikössä voi olla epäselvät tehtävänkuvat, huono yhteishenki tai heikko luottamus esimiehen tai tiiminjäsenten välillä.

Ulkopuolisen tahon tuottama luottamuksellisesti kerätty tieto voi tarjota vahvistusta johdon aikaisemmille käsityksille mutta myös tuoda aivan uutta tietoa, jota ei olisi saatu esille ilman mahdollisuutta vastata anonyymisti. Yrityksen tilanteeseen saadaan perspektiiviä vertaamalla tuloksia muihin saman toimialan yrityksiin. Säännöllisesti toteutetussa kyselyssä puolestaan nähdään tilanteen kehittyminen ajan mittaan.

Varhaisen tuen toimintamalli tukee esimiestyötä ja työntekijöiden työkykyä

Yhdessä sovitut toimintamallit auttavat tukemaan henkilöstön työkykyä. Varhaisen tuen toimintamalli määrittelee työkyvyn hallinnan käytännöt ja antaa esimiehille ohjeet keskusteluun työntekijän kanssa. Työkykykeskusteluja käydään tyypillisesti silloin kun työntekijöillä on tietty määrä sairauspoissaoloja mutta myös laadullisista syistä: esimerkiksi pelkkä huoli työntekijän jaksamisesta riittää.

Toimintamalli edellytetään vähintään 20 hengen työpaikoilta – sitä pienemmät työpaikat voivat kuvata varhaisen tuen käytännöt osana työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. Vuonna 2011, jolloin työterveyshuoltolaki muuttui, monissa yrityksissä laadittiin varhaisen tuen toimintamalli -dokumentti, koska sen avulla saatiin Kelan ennaltaehkäisevästä toiminnasta 60 %:n korvaus 50 %:n sijaan. Monessa yrityksessä toimintamalli on kuitenkin ollut pölyttymässä pöytälaatikossa, eikä sitä ole aktiivisesti hyödynnetty.

Viime vuosina yhä useammassa yrityksessä on herätty toimintamallin alkuperäiseen tarkoitukseen: työntekijöiden työkyvyn aktiiviseen tukeen ja työterveyshuoltoyhteistyön tiivistämiseen. Hyvin suunniteltuna ja vastuutettuna Varhaisen tuen toimintamalli on arvokas työkalu, joka tarjoaa esimiestyölle organisaation tuen ja madaltaa kynnystä ottaa puheeksi työkykyasioita ilman, että se koetaan esimiehen ilkeydeksi tai kyyläämiseksi. Työntekijän näkökulmasta oikea-aikainen tuki ja puheeksi ottaminen auttaa säilyttämään työkyvyn ja tukee työssä suoriutumista.

“Varhaisen tuen toimintamallin tarkoitus on, että työntekijöiden heikkenevään työkykyyn voidaan puuttua jo varhaisessa vaiheessa. Siinä voittavat kaikki: yksilö, yritys ja yhteiskunta.”

Tyypillisesti varhaisen tuen toimintamallin haasteet liittyvät siihen, että esimiehet eivät saa valmiita raportteja alaistensa poissaoloista, kaikkia poissaoloja ei kirjata, kaikkia keskusteluja ei käydä, esimiehiltä ei edellytetä toimintamallin noudattamista tai heillä ei ole riittävästi tietoa, mitä heiltä odotetaan.

Toisaalta joillakin työpaikoilla saatetaan kokea, että ei haluta virallisen oloisia toimintamalleja vaan toimitaan mieluummin kaverillisesti ja epävirallisesti. Se on ihan hyvä lähtökohta mukavalle kanssakäymiselle mutta yhteisten raamien puuttuessa työkykykeskustelujen käymistä helposti lykätään. Ilman yhdessä sovittua toimintamallia esimies jätetään yksin vastuuseen työntekijöiden työkyvyn tukemisessa.

Etera tarjoaa asiakkailleen tukea varhaisen tuen toimintamallin luomiseen tai päivittämiseen. Konsultaation lisäksi Etera tarjoaa valmiin pohjan, josta yritys voi muokata itselleen sopivan mallin tai päivittää sen avulla nykyistä malliaan.

Inka Suhonen työskentelee työhyvinvoinnin asiantuntijana Keskinäisessä Eläkevakuutusyhtiö Eterassa.

Haluatko konkreettisia apuvälineitä työntekijöiden työkyvyn kartoittamiseen ja varhaisen tuen mallin fasilitointiin yrityksessänne? Lataa parhaat työkalut työhyvinvoinnin jatkuvaan kehittämiseen Lataamosta!

 

Asiantuntijoiden-parhaat-vinkit-yrittajyyden-ja-omistajuuden-murroskohtiin